Contar con una intranet actualizada, robusta, útil y participativa, facilita el trabajo diario, el cumplimiento de objetivos, el ahorro de costos, el clima laboral y el sentido de pertenencia de los trabajadores.

Características fundamentales de la intranet corporativa

• Actualización constante: la página inicial (home) de la Intranet debe ser actualizada diariamente, especialmente las secciones informativas.
• Disponibilidad asegurada: velar porque el soporte tecnológico de la Intranet asegure una disponibilidad de 100%.
• Priorización de contenidos: se deben jerarquizar las secciones de acuerdo a las prioridades de la política comunicacional de la compañía.
• Participación y colaboración: ofrecer espacios para que los trabajadores puedan interactuar con la administración y entre ellos, a través de comunidades internas, foros y grupos de interés. Es decir llevar la tecnología 2.0 al interior de la empresa.
• Integración de las aplicaciones y sitios web: el acceso a las aplicaciones y sitios web debe ser fluido mediante credenciales (usuario y clave) únicas. De tal manera que en el proceso de navegación inter-sitios el usuario debe conservar su perfil.
• Perfilamiento de usuarios: los privilegios y el despliegue de contenidos debe ser de acuerdo al perfil de los usuarios.
• Actualización distribuida: la actualización de los sitios web y aplicaciones debe estar en manos de administradores pertenecientes a las unidades responsables de cada sitio. Este proceso debe ser supervisado por el área de comunicaciones internas.
• Configuración del entorno de trabajo: los usuarios deben tener las facilidades para configurar su entorno de trabajo, es decir reordenar estructura de la interfaz de acuerdo a sus prioridades y funciones.

Administración y supervisión de la intranet

La administración y supervisión de la Intranet está a cargo -por lo general- del área de comunicación interna de la compañía, quién tiene las siguientes funciones:

• Velar por la coherencia de los sitios web y aplicaciones, en lo relacionado con objetivos estratégicos, información, estructura e interfaz gráfica.
• Asesorar a las distintas unidades y áreas de la compañía, entregando lineamientos y recomendaciones para la implementación y mantención de los sitios web y aplicaciones.
• Evaluar anualmente el cumplimiento de los objetivos de los medios electrónicos internos y aplicar las correcciones necesarias, en pos del éxito de la comunicación de los objetivos corporativos.

Aspectos a considerar en la implementación de una intranet

Para el éxito de este proceso se deben contemplar lo siguiente:

• Desarrollar la estructura y gráfica de acuerdo a las prioridades del negocio y políticas de comunicación interna.
• Considerar las necesidades de la compañía, los ejecutivos y empleados.
• Establecer los procedimientos de actualización permanente.
• Establecer las etapas del proyecto de acuerdo a las prioridades de la compañía.
• Diseñar un proceso de evaluación y mejora continua, en base al cumplimiento de objetivos corporativos y opiniones de los usuarios.

CONTINUARÁ...